Sprawne i skuteczne wdrażanie Lokalnej Strategii Rozwoju Partnerstwa Dorzecze Słupi na lata 2021 – 2027 jest dofinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS+, EFRR i EFRROW. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Planu Strategicznego dla WPR 2023-2027. Materiał opracowany przez Lokalną Grupę Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi. Instytucja Zarządzająca Planem Strategicznym dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
Numer zapytania: 1/01/2026/FENX
Zapytanie ofertowe
Dotyczy: koordynowanie prac biura do spraw obsługi zadań projektowych
Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi zaprasza do złożenia oferty na świadczenie usługi koordynowania prac biura do spraw obsługi zadań projektowych w ramach projektu „Budowa Bytowskiego Centrum Kultury” (w części dotyczącej LGD PDS).
1. Zamawiający.
Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi
Adres biura i adres do korespondencji: ul. Podzamcze 34/29, 77-100 Bytów.
NIP: 839-317-72-53; KRS: 0000508098.
E-mail: biuro@pds.org.pl; strona internetowa: https://pds.org.pl/.
Osoba do kontaktu w sprawie zapytania: Marcin Heron, tel. 59 81 32 200.
2. Tryb udzielenia zamówienia.
Postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku na podstawie § 3 i § 6 Regulaminu udzielania zamówień Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Partnerstwo Dorzecze Słupi.
Zapytanie jest kierowane do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców i publikowane na stronie internetowej zamawiającego. Ofertę może złożyć także wykonawca, który zapoznał się z zapytaniem na stronie internetowej i nie otrzymał indywidualnego zaproszenia. Wszystkich wykonawców obowiązują jednakowe warunki.
3. Przedmiot zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest koordynowanie prac biura do spraw obsługi zadań projektowych w zakresie zadań powierzonych stowarzyszeniu jako partnerowi projektu „Budowa Bytowskiego Centrum Kultury”, dofinansowanego w ramach programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021–2027, na podstawie umowy o dofinansowanie nr FENX.07.01-IP.04-0038/24-00.
Usługa dotyczy zadań wynikających z umowy partnerskiej z 26 września 2024 r. oraz umowy na prowadzenie biura projektu zawartej 12 stycznia 2026 r. pomiędzy Gminą Bytów a stowarzyszeniem.
Obejmuje obsługę działań miękkich, w tym podnoszenia kompetencji kadr beneficjenta oraz działań edukacyjnych podnoszących świadomość ekologiczną społeczeństwa.
Zakres obowiązków wykonawcy:
4. Termin i zasady realizacji usługi.
Termin realizacji zamówienia: 02.02.2026–31.12.2027. Wymiar usługi wynosi 40 godzin miesięcznie przez 23 miesiące, łącznie 920 godzin. Jedna godzina oznacza 60 minut.
Usługa będzie realizowana na potrzeby biura projektu w Bytowie. Czynności wymagające obecności wykonawca będzie wykonywał w biurze zamawiającego lub w miejscu wydarzenia na terenie Bytowa; pozostałe mogą być realizowane zdalnie, po uzgodnieniu z zamawiającym. Zamawiający zapewni dostęp do dokumentacji niezbędnej do realizacji zadań.
Z wybranym wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa o świadczenie usług, w tym umowa zlecenia w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Rozliczenia będą następować miesięcznie według przedstawionych rachunków/faktur. Płatność nastąpi przelewem w terminie 14 dni od otrzymania prawidłowej faktury albo rachunku i zatwierdzenia ewidencji. Całkowity wymiar usługi objęty zamówieniem wynosi 920 godzin.
5. Warunki udziału i wymagane dokumenty.
O zamówienie mogą ubiegać się osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które zapewnią osobę do realizacji usługi posiadającą co najmniej 36 miesięcy doświadczenia w koordynowaniu lub obsłudze administracyjno-organizacyjnej projektów współfinansowanych ze środków publicznych (w tym z funduszy UE). Wykonawca będący osobą fizyczną może wskazać siebie. Okresy doświadczenia pokrywające się w czasie są liczone jednokrotnie.
Warunek będzie oceniany na zasadzie „spełnia/nie spełnia”, na podstawie opisu doświadczenia w formularzu oferty, zawierającego nazwę projektu, podmiot, na rzecz którego wykonywano zadania, okres wykonywania zadań, źródło finansowania i zakres obowiązków lub nazwę funkcji/stanowiska (np. koordynator projektu). Opis doświadczenia można dołączyć w formie CV, życiorysu zawodowego lub wykazu zawierającego te same informacje.
Oferta musi obejmować wypełniony i podpisany formularz stanowiący załącznik nr 1, wraz z kalkulacją ceny, opisem doświadczenia i oświadczeniami. Jeżeli ofertę podpisuje pełnomocnik, należy dołączyć dokument potwierdzający jego umocowanie. Nie wymaga się dodatkowych dokumentów, gdy umocowanie wynika z właściwego publicznego rejestru.
6. Sposób obliczenia ceny.
Cenę należy podać w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, jako całkowity koszt zamawiającego za jedną godzinę, a następnie obliczyć koszt 40 godzin oraz cenę za całe zamówienie obejmujące 920 godzin. Cena musi uwzględniać wszystkie koszty wykonania opisanego zakresu, w tym dojazdy, podatki i obowiązkowe obciążenia publicznoprawne.
Dla wykonawcy wystawiającego fakturę podstawą porównania jest kwota brutto, obejmująca należny VAT. Przy zwolnieniu z VAT należy podać tę informację i podstawę zwolnienia. W przypadku umowy zlecenia z osobą fizyczną cena porównawcza obejmuje wynagrodzenie brutto oraz wszystkie obowiązkowe składki i narzuty finansowane dodatkowo przez zamawiającego jako płatnika, czyli koszt „brutto-brutto”. Nie należy podawać wyłącznie wynagrodzenia netto do wypłaty.
W formularzu należy przedstawić składniki kosztu w sposób umożliwiający sprawdzenie kalkulacji. Stawka godzinowa obejmująca całkowity koszt zamawiającego obowiązuje przez okres realizacji umowy. Wykonawca składa jedną ofertę obejmującą całość zamówienia; nie dopuszcza się ofert częściowych ani wariantowych.
7. Kryterium oceny ofert.
Jedynym kryterium oceny jest cena za całość zamówienia jako całkowity koszt zamawiającego — waga 100%. Ocenie podlegają oferty ważne, spełniające warunki zapytania.
Liczba punktów = (najniższa cena spośród ważnych ofert / cena ocenianej oferty) × 100.
Wynik zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku. Wybrana zostanie oferta z najniższą ceną za 920 godzin. W przypadku równej ceny zamawiający wezwie wykonawców, którzy ją zaoferowali, do złożenia ofert dodatkowych w wyznaczonym terminie. Ceny ofert dodatkowych nie mogą być wyższe od cen ofert pierwotnych.
8. Termin i sposób składania ofert.
Ofertę należy złożyć do 27.01.2026 r. do godz. 10.00. Decyduje chwila wpływu oferty do zamawiającego, a nie jej wysłania. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez wykonawcę albo osobę uprawnioną do jego reprezentowania.
Ofertę można przesłać elektronicznie na adres biuro@pds.org.pl jako czytelny skan podpisanego formularza i wymaganych dokumentów albo jako plik PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tytule wiadomości należy wpisać „Oferta — koordynowanie biura projektu — Budowa Bytowskiego Centrum Kultury” oraz numer zapytania.
Ofertę można również złożyć w formie papierowej osobiście lub pocztą na adres biura zamawiającego: ul. Podzamcze 34/29, 77-100 Bytów.
Biuro przyjmuje korespondencję od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00–15.00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
Pytania dotyczące zapytania należy kierować na wskazany adres e-mail lub telefonicznie pod numer podany w niniejszym zapytaniu. Wyjaśnienia wpływające na przygotowanie ofert zostaną opublikowane na stronie internetowej zamawiającego oraz przekazane wykonawcom, do których skierowano zapytanie. Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem terminu jej składania, przekazując podpisaną informację w jednej z dopuszczonych form. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert.
9. Badanie ofert i wybór wykonawcy.
Oferty złożone po terminie lub w formie innej niż dopuszczona nie będą uwzględniane. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, uwzględniając skutki rachunkowe poprawek, oraz inne omyłki niepowodujące istotnych zmian treści oferty. O poprawkach poinformuje wykonawcę.
W przypadku niezłożenia wymaganych dokumentów zamawiający wezwie wykonawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Brak uzupełnienia skutkuje odrzuceniem oferty. Wyjaśnienia i uzupełnienia nie mogą prowadzić do zastąpienia oferty nową ofertą ani zmiany zaoferowanej ceny, z wyjątkiem poprawek omyłek i ofert dodatkowych w przypadku równej ceny.
Udzielenie zamówienia jest możliwe w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. Z badania i porównania ofert zostanie sporządzony protokół zgodnie z załącznikiem nr 2 do Regulaminu. Wybór wykonawcy zatwierdzi Dyrektor Biura Stowarzyszenia. Umowę podpiszą dwaj członkowie Zarządu, zgodnie z § 6 ust. 17 Regulaminu.
Informacja o wyniku zostanie przekazana wykonawcom, którzy złożyli oferty. Będzie obejmować nazwę albo imię i nazwisko wybranego wykonawcy oraz cenę całkowitą wybranej oferty.
10. Pozostałe warunki.
Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmienić treść zapytania. Zmiany zostaną opublikowane i przekazane w taki sam sposób jak zapytanie; jeżeli wpływają na przygotowanie ofert, termin zostanie odpowiednio wydłużony.
Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wyboru wykonawcy, jeżeli nie wpłynie żadna ważna oferta, cena najkorzystniejszej oferty przekroczy dostępne środki i nie będzie możliwości ich zwiększenia albo wystąpi wada postępowania uniemożliwiająca zgodne z zasadami udzielenie zamówienia. O przyczynie poinformuje wykonawców i zamieści informację na stronie internetowej.
W ofercie należy podać wyłącznie dane niezbędne do udziału w postępowaniu.
Załączniki:
Brak nadchodzących wydarzeń.
